Comment rédiger une facture officielle sans pleurer ?
Ça y est, vous êtes enfin freelance, à vous la belle vie d’auto-entrepreneur ! Devenir son propre patron, ça a son charme, mais ça serait oublier toute la paperasse que l’auto-entrepreneur accumule sur le coin de son bureau… Ce monticule de papiers composé de documents pour la demande d’ACRE, de vos dossiers au sujet de l’URSSAF, de la sécu, de la mutuelle pro, du Pôle Emploi si vous êtes en transition et on en passe…
Au-dessus de l’éminence : votre post-it jaune délavé vous rappelant que vous devez facturer pour la première fois pour espérer toucher bientôt votre première rétribution – amplement méritée.
Qu’est-ce qu’une facture ? Explication simplifiée
La facture est ce qu’on appelle dans le jargon « une pièce comptable » par laquelle un créancier (personne à qui on doit de l’argent) établit une créance (une dette) vis-à-vis d’un débiteur (le client) dans le but que ce dernier puisse officiellement payer la créance. En d’autres mots, la facture sert à déclencher officiellement le paiement d’un service ou d’un produit.
La facture détaille les prestations ou les marchandises vendues. Elle doit comporter des mentions obligatoires. Ne pas bien rédiger une facture, c’est prendre le risque de s’exposer à une amende – pas très drôle surtout quand cela concerne sa toute première paye.
Quelles sont les mentions à mettre sur une facture ?
Sur une facture bien rédigée figure :
• Le mot « facture ».
• La date d’émission de la facture.
• La numérotation de la facture : chaque facture doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue. Exemple : 2020-001, 2020-002…
• La date de la prestation de service ou de la vente de marchandise.
• L’identité du client avec sa dénomination sociale et l’adresse de son siège social : vous pouvez lui demander directement ces informations ou les trouver dans les mentions légales de son site internet officiel de votre client par exemple.
• Votre identité : nom, prénom, nom commercial, dénomination sociale, numéro SIRET ou SIREN, numéro RCS pour les commerçants, numéro au Répertoire des métiers pour un artisan, adresse du siège social, mention de la forme juridique et montant du capital social.
• La nature, la marque ou la référence des produits ou de la prestation.
• Le décompte détaillé des prestations et produits fournis.
• La tarification point par point et le prix total appliqué.
• La majoration éventuelle des prix ou les remises.
Les mentions spécifiques obligatoires pour faire une facture
L’autoentrepreneur que vous êtes n’a pas besoin de faire figurer sur la facture son numéro individuel d’identification à la TVA puisqu’il n’en est pas assujetti ! On dit que la TVA est « non applicable ». En lieu et place, vous devez obligatoirement marquer sur la facture la mention « Exonéré de TVA article 293-B du CGI » pour bien facturer votre client.
Enfin, si vous vous adressez à un professionnel, comme c’est souvent le cas chez Manners, il vous faut également inscrire sur votre facture la date ou le délai de paiement, le taux des pénalités de retard et une mention de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.
La bonne méthodologie pour préparer une facture
Prenez le temps de bien préparer le template de votre facture sur un fichier Word ou Excel. Vous retrouverez plein d’exemples et de modèles de factures sur Google Image. Vous n’aurez ensuite plus qu’à remplir les blancs avec les données spécifiques au créancier (souvenez-vous : le client) avec qui vous traitez.
Sur une autre feuille Excel, créez votre base client où vous ferez figurer les informations les concernant (statut, raison sociale, adresse, numéro SIRET, moyens de contact, remarques personnelles).
Créez également un template destiné aux devis et très important, un tableau de facturation qui consignera toutes vos factures envoyées avec en colonnes:
• L’état : facture réglée ou non.
• La date figurant sur la facture.
• Le numéro de facture.
• Le nom du client ou le code client si vous en avez décrété un dans votre feuille « Base client ».
• Le montant de la facture.
• La nature de la prestation.
• Le mode de règlement.
Saisissez votre vieux post-it, chiffonnez-le avec vigueur et jetez-le fièrement dans votre corbeille. Vous êtes dorénavant paré à recevoir le dû de vos efforts et d’attaque pour réaliser votre prochaine prestation avec brio !